Często pracuję z materiałami szkoleniowymi i widzę, że niektórzy strasznie się męczą z upilnowaniem by tekst dobrze układał się na stronach.

Niepotrzebnie – wystarczy tylko użyć odpowiednich, choć jak widzę rzadko znanych, opcji Worda, żeby edytor robił większość roboty za nas.

W przypadku dłuższych dokumentów, jak materiały szkoleniowe, to po prostu konieczność.

Typowy problem: tytuł rozdziału został na poprzedniej stronie

Jeśli w takim przypadku podsuwasz tytuł Enterem, żeby przeszedł na następną stronę lub wstawiasz znak końca strong, to nie rób tego więcej. A to dlatego, że jeśli ktoś będzie edytował te materiały, to twoja ręczna interwencja zemści się w najmniej oczekiwanym momencie. Nagle twój Enter lub znak końca strony znajdzie się na początku lub w środku strony i będzie to nieprofesjonalnie wyglądało.

Wystarczy wskazać edytorowi tekstu, że tytuł rodziału ma być zawsze doklejony do następnego akapitu i edytor sam będzie dbał o unikanie takich sytuacji.

Najłatwiej zrobić to wchodząc w zaawansowane ustawienia Akapitu. Po kolei:

• zaznaczamy akapit, który niepotrzebnie zostaje na końcu strony (w tym przypadku tytuł rodziału) lub umieszczamy kursor w jego obrębie,
• w Word 2007 klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję akapit (w każdej wersji Worda jest dostęp do opcji akapitu – w tych starszych w menu Formatowanie),
• Wybieramy zakładkę „Podziały wiersza i strony”,
• Włączamy opcję „Razem z następnym” i po naciśnięciu OK wszystko działa – od teraz akapit będzie sklejony z następującym po nim tekstem.

To jest właśnie miejsce, w którym ustawiamy zachowanie Worda wobec wybranego (lub wybranych akapitów). Są tam opcje:

• Kontrola bękartów i wdów. Chodzi o ostanie lub pierwsze (najczęściej krótsze) wiersze poszczególnych akapitów. Zostaw to włączone!
• Razem z następnym. Nakazuje przykleić akapit do następującego po nim tekstu (akapitu). Często stosowane w nagłówkach rozdziałów.
• Zachowaj wiersze razem. Word będzie przenosił cały akapit tak, by w miarę możliwości był na jednej stronie. Czasami stosuje się to przy cytatach lub tekstach, które powinny być widoczne w całości na jednej stronie.
• Podział strony przed – nakazuje wstawić przed dany akapit znak końca strony, czyli po porstu zawsze przenosić akapit na nową stronę. Stosowane czasami w najgłówniejszych tytułach.

Zastosowanie do stylów

Ręczne ustawianie jak ma Word traktować dany akapit przy rozkładaniu tekstu na strony to dopiero początek automatyzacji.

W definicji stylów (używasz stylów, prawda?) można używać dokładnie tych samych opcji związanych z rozkładaniem tekstu na stronach. Ja najczęściej ustawiam „Razem z następnym” dla wszystkich nagłówków, natomiast ręcznie ustawiam tę opcję dla krótkich akapitów poprzedzających wypunktowania, jak w na ilustracji poniżej.

Pamiętajmy po co to robimy: żeby tekst dobrze się układał nawet jeśli będziemy coś zmieniać w treści.

Dzieki temu unikniemy kłopotów, a nasze materiały będą zwasze profesjonalnie wyglądały – przynajmniej w kwestii podziału na strony.