List poczty elektronicznej, popularnie zwany mailem, to forma komunikacji i moim zdaniem świadczy o autorze. Niedbale, bezmyślnie napisany mail może również irytować.

Jak pisać maila, żeby wyglądał profesjonalnie, nie irytował i nie zaśmiecał skrzynki pocztowej?
Oto kilka uwag w tym temacie.

Interpunkcja

Pisząc maila często robimy to w pośpiechu. Utarła się opinia, że w mailu uchodzą wszelkie literówki, błędy, skróty. Jednak wcale tak nie jest, bo niektóre błędy powodują zmianę sensu przekazu jak np. w słynnym zdaniu:

Być albo nie być, oto jest pytanie.
Być albo nie. Być – oto jest pytanie.

Poza tym błędy irytują zawsze.

BEZ KRZYKU

Pisanie całych zdań lub wyrazów wersalikami, czyli dużymi literami jest uznawane za niezgodne z netykietą i naprawdę potrafi zirytować.

NIGDY TEGO NIE RÓB, NAWET JEŚLI WYDAJE CI SIĘ TO DOBRYM POMYSŁEM.

Obcinanie ogonów

Programy pocztowe, przy użyciu funkcji „Odpowiedz”, automatycznie doklejają treść maila, na którego odpowiadamy. Jeśli odpowiadamy na list, na który odpowiadało wcześniej kilka osób, do doklejona jest cała wcześniejsza korespondencja.

Pozwalaj na to, jeśli jest to potrzebne (żeby odbiorca zrozumiał sens konwersacji). Zastanów się czy nie wystarczy jeden – ostatni fragment.

Uważaj przy mailach przekazanych przez innych pracowników z „nieformalną” notką – np. „Niech ktoś się wreszcie tym zajmie!”. Twój klient być może nie powinien się dowiadywać w ten sposób jakie uczucia wzbudziła jego sprawa w twoim zespole.

Struktura i odstępy

Staraj się pisać z podziałem na akapity. Czasami, gdy przechodzisz do innej kwestii użyj odstępu. Pamiętaj, że twój odbiorca być może za pierwszym razem przeczyta twojego maila, ale później być może będzie chciał wychwycić w nim jakąś informację.

Używaj wyrazów ułatwiających szukanie

Coraz częściej korzystam z funkcji wyszukiwania wiadomości, żeby odnaleźć konkretny mail w gąszczu korespondencji. Wtedy bardzo pomaga jak w szukanej wiadomości pocztowej pojawiają się wyrazy, których się spodziewam – na przykład nazwa projektu. Piszmy więc używając wyrazów, które potem skojarzymy z daną sprawą.

Przy okazji – pamiętajmy o wyrazach alarmujących filtry antyspamowe – sale, okazja, viagra itp.

Odebrałem kiedyś telefon od bardzo ważnej pani dyrektor bardzo ważnego klienta. Wysłuchałem pretensji, że nie odpowiadam na maile. Po sprawdzeniu „wiadomości śmieci” znalazłem maile, w których Pani ciągle używała słowa analiza, co miało rzeczywisty związek z realizowanym projektem. Przy wiadomościach był dopisek programu antyspamowego „Suspicious word anal – 100% spam”. Nie używam już tego programu antyspamowego.

Podsumuj

Coraz częściej przeglądamy zamiast czytać. Dlatego staraj się zakończyć maila konkretnym komunikatem. Szczególnie przy dużych listach ważne jest, by uniknąć sytuacji, w której odbiorca przeczyta twój wywód i zada pytanie „So what?”.

Epilog

Nie czuję się jakimś ekspertem w dziedzinie e-epistolografii, ale co jakiś czas dopada mnie refleksja, że moje maile świadczą o mnie – dobrze jeśli ta refleksja pojawia się przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”.

A co was irytuje w mailach, które dostajecie?