Dostaję dziennie setki listów pocztą elektroniczną. Większość z nich odfiltrowuje program antyspamowy, ale i tak do skrzynki trafia o wiele za dużo. Poziom bałaganu zależny jest w dużej mierze od nadawców.
Jak pisać maile, żeby życie naszego partnera, klienta, znajomego było łatwiejsze?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że odbiorca ma pełną skrzynkę i rzadko panuje nad tym co dostaje, choć są chlubne wyjątki osób, które sobie porządkują skrzynkę po otrzymaniu każdego maila. Nie znam takich, ale na pewno są.

Wskazówki

Dobry tytuł maila powinien informować co jest w środku. Mój ulubiony format to „Sprawa – Akcja”. Na przykład „Program szkolenia dla XYZ – zaakceptuj”. Dzięki temu adresat wie czego dotyczy wiadomość i co będzie musiał zrobić, więc może szybko zadecydować czy i kiedy się zająć sprawą. Później, gdy mój mail znajdzie się w historii adresat będzie mógł go wyszukać po nazwie projektu lub klienta.

Każdy inny rozsądnie napisany będzie w porządku, ale trzeba pamiętać, że:

1. Tytuł powinien na pierwszy rzut oka mówić o co chodzi
2. Tytuł powinien być tak zrobiony, by pozwolić łatwo wyszukać maila dotyczącego danej sprawy

Najczęstsze błędy i ich konsekwencje

• Tytuł jest nie związany z treścią, bo mail powstał jako odpowiedź na list w innej sprawie. Jest tak, jeśli z lenistwa piszemy maila jako odpowiedź na jakikolwiek list od naszego adresata (żeby nie wpisywać adresu). Nie zapomnijmy zmienić tytułu, bo będzie wskazywał na inną sprawę niż wynikałoby z treści.
• Tytuł jest ogólny i nie związany z treścią listu. Tytuły typu „Pozdrowienia z Płocka” lub „Uwagi po naszym spotkaniu” na pewno nie pomogą adresatowi w późniejszym wyszukaniu maila.
• Brak tytułu. To powinno być karane albo zablokowane w programach pocztowych.
• Tytuł z wyrazami typu „okazja”, „sale” (po angielsku to wyprzedaż), „kup”. Trzeba uważać, bo programy antyspamowe wycinają maile, które zawierają typowe dla spamu wyrażenia, więc mail może nie trafić do nadawcy. Program antyspamowy nie domyśli się, że chodzi o „sale” szkoleniowe lub, że użyłeś określenia viagra w innym kontekście niż sprzedażowy.